Assistance on the service Evento
Evento est un service numérique d'aide à la planification / organisation d'événements. Il permet de créer des sondages et de les diffuser à des invités en vue de recueillir les choix préférentiels de l'ensemble des participants au sondage.
Le service Evento est basé sur le logiciel libre Moment.
Les principales fonctionnalités d'Evento sont :
Par abus de langage, un “evento” désigne un sondage créé via le service Evento.
Evento respecte le RGPD (Réglement Général sur la Protection des Données).
Vous trouverez plus d'informations dans nos Conditions Générales d'Utilisation.
Pour contacter le support il faut suivre cette procédure :
Ce service est disponible à l'ensemble des établissements connectés à RENATER.
Pour créer un sondage, il faut être membre de la communauté ESR (Enseignement Supérieur / Recherche) ou posséder un compte CRU et s'authentifier sur le service via la fédération d'identité de l'ESR (Voir Se connecter à Evento dans le guide utilisateur)
La participation à un sondage est autorisée pour toute personne extérieure à la communauté, qu'elle soit à l'étranger ou en France.
Vous ne pouvez pas créer de compte sur Evento.
Pour accéder au service, vous devez être membre de la communauté ESR (Enseignement Supérieur / Recherche).
Vous pouvez alors utiliser votre compte utilisateur de votre établissement pour vous connecter sur Evento en utilisant la fédération d'identité de l'ESR (Voir Se connecter à Evento dans le guide utilisateur).
Si votre établissement n'est pas membre de la fédération d'identité de l'ESR, vous pouvez utiliser un compte CRU pour vous connecter sur Evento.
Il n'est pas possible de créer des sondages via API sur Evento.
Si vous souhaitez vous connecter au service Evento, votre établissement doit être membre de la fédération d'identité de l'ESR (Enseignement Supérieur / Recherche).
Si c'est bien le cas, vous pouvez utiliser le compte que vous utilisez habituellement pour vous connecter aux services de votre établissement (Voir Se connecter à Evento dans le guide utilisateur).
Si votre établissement n'est pas membre de l'ESR, vous pouvez utiliser un compte CRU.
Pour vous connecter sur le service Evento, vous devez utiliser le compte que vous utilisez habituellement pour vous connecter aux services de votre établissement (Voir Se connecter à Evento dans le guide utilisateur).
Si vous avez perdu votre mot de passe ou si vous souhaitez le réinitialiser, vous devez vous adresser au support informatique de proximité de votre établissement. RENATER ne gère pas vos comptes et ne peut pas vous le renvoyer ni vous aider à le réinitialiser.
Si vous souhaitez vous connecter à un service RENATER, votre établissement doit être membre de la fédération d'identité de l'ESR (Enseignement Supérieur / Recherche).
Si c'est bien le cas, vous pouvez utiliser le compte que vous utilisez habituellement pour vous connecter aux services de votre établissement.
Si vous rencontrez une erreur lors de votre authentification, merci de contacter le support informatique de proximité de votre établissement, responsable de la gestion de votre compte.
Si la page d'authentification de votre établissement ne s'affiche pas, merci de contacter le support informatique de proximité de votre établissement qui pourra analyser votre problème et nous contacter si celui-ci n'est pas localisé à votre établissement.
L'accès à un service RENATER nécessite que votre établissement soit membre de la fédération d'identités de l'éducation-recherche.
Cet accès nécessite également que votre établissement ait demandé l'activation administrative et technique de l'accès à ce service.
Si votre établissement n'est pas présent dans la liste, il est possible que ces activations n'aient pas été réalisées.
Merci de contacter le support informatique de proximité de votre établissement afin de vérifier que votre établissement a bien accès à ce service et que toutes les activations ont bien été réalisées.
Celui-ci pourra nous contacter si le problème n'est pas localisé à votre établissement.
Si vous souhaitez vous connecter au service Evento, votre établissement doit être membre de la fédération d'identité de l'ESR (Enseignement Supérieur / Recherche).
Si c'est bien le cas, vous pouvez utiliser le compte que vous utilisez habituellement pour vous connecter aux services de votre établissement (Voir Se connecter à Evento dans le guide utilisateur).
Si vous rencontrez une erreur lors de votre authentification, merci de contacter le support informatique de proximité de votre établissement, responsable de la gestion de votre compte.
Evento requiert un certain nombre d'informations concernant votre compte. Ces informations sont transmises de façon transparente par votre établissement après votre connexion. Si vous rencontrez une erreur d'accès au service alors que votre authentification s'est bien déroulée, cela est peut-être du à l'absence de l'une de ces informations.
Faîtes une copie d'écran de la page d'erreur et contactez le support informatique de proximité de votre établissement afin de la lui transmettre.
Celui-ci pourra vérifier que la configuration de votre fournisseur d'identité contient l'ensemble des attributs nécessaires à l'accès au service.
Si la configuration est malgré tout correcte, alors il pourra nous contacter pour analyser et résoudre le problème rencontré.
N'importe qui peut répondre à un sondage Evento à condition que vous l'ayez autorisé.
Lors de la création d'un sondage, vous pouvez définir les conditions de réponse à un sondage.
Ces conditions déterminent notamment si les participants doivent être connectés ou non pour pour pouvoir répondre au sondage.
Si vous souhaitez que des personnes extérieures à la communauté ESR puissent répondre à votre sondage, vous devez positionner le paramètre “Personnes pouvant répondre à l’evento” à “Tous” (Voir Définir les conditions de réponse dans le guide utilisateur).
Les utilisateurs non connectés pourront alors accéder au sondage pour y répondre.
Il n'y a pas de limitation en termes de nombre de propositions de réponse.
Pour des raisons de lisibilité de l'écran de réponse et afin de faciliter la réponse des participants, il vaut mieux privilégier un nombre de propositions réduit.
Par exemple, 10 propositions de dates sont en général suffisantes pour planifier une réunion.
Il n'y a pas de limitation en termes de nombre de questions.
Le nombre d'invités à un sondage n'est pas théoriquement limité.
Pour des raisons de lisibilité de l'écran de réponse et afin de faciliter la réponse des participants, il vaut mieux privilégier un nombre limité d'invités.
Vous pouvez limiter le nombre de personnes pouvant sélectionner une proposition de réponse (pour prendre des rendez-vous entre parents et professeurs ou pour limiter le nombre d'inscriptions à un événement ou à une formation par exemple).
Pour cela, vous devez utiliser une contrainte, depuis les options avancées situées en bas de la page de création des questions.
Au moins une question doit être présente dans la liste des questions pour que les options avancées soient affichées.
Merci de consulter le chapitre Organiser des inscriptions ou des prises de rendez-vous (utilisation des contraintes) du guide utilisateur pour leur mise en oeuvre.
Si vous souhaitez organiser des réunions parents-professeurs, vous pouvez limiter le nombre de personnes pouvant sélectionner une proposition de réponse.
Pour cela, vous devez utiliser une contrainte, depuis les options avancées situées en bas de la page de création des questions.
Au moins une question doit être présente dans la liste des questions pour que les options avancées soient affichées.
Merci de consulter le chapitre Organiser des inscriptions ou des prises de rendez-vous (utilisation des contraintes) du guide utilisateur pour leur mise en oeuvre.
Il n'est pas possible à l'heure actuelle de créer une question ouverte qui permette au participant de répondre librement avec du texte à une question.
Vous pouvez néanmoins contourner cette limitation en utilisant la méthode ci-dessous :
Pour réutiliser un sondage il faut que ce sondage soit “en cours” ou “clos”. Ensuite il faut suivre la méthode ci-dessous :
à droite du sondage à dupliquer.Si vous souhaitez utiliser un sondage comme “modèle”, vous pouvez utiliser la méthode ci-dessus pour dupliquer le sondage, puis :
Il n'est pas possible d'ajouter de pièces jointes mais vous pouvez ajouter des images dans la description de l'evento (onglet 1). Il faut suivre cette procédure :
de la barre d'outil du champ “Description” ;
;Il n'est pas possible de personnaliser les mails de notifications envoyés par Evento.
Il n'est pas possible de personnaliser le thème d'un sondage.
Afin de respecter le plus possible le RGPD, nous limitons les champs de saisie des données personnelles au strict minimum.
Si vous souhaitez collecter plus de données sur les participants :
Il n'est pas possible à l'heure actuelle de définir des créneaux “matin” et “après-midi”.
L'interface de saisie rapide des créneaux horaires ne présente que des heures “justes” mais vous pouvez modifier l'horaire sélectionné au clavier. Cela vous permet d'indiquer n'importe quelle horaire, y-compris des créneaux de 15 minutes.
Si vous êtes connecté sur le site, Evento ne vous demandera pas votre nom car il le connaît déjà.
Seules les personnes non-connectées se verront demander leur nom.
Il n'est pas possible de changer le fuseau horaire directement depuis Evento.
Si vous souhaitez afficher les horaires dans un autre fuseau horaire, vous pouvez modifier temporairement le fuseau horaire de votre ordinateur.
L'option “choix unique” impose à un répondant de choisir une seule réponse parmi les propositions qui lui sont faites pour une question.
Elle ne permet pas de limiter le nombre de personnes pouvant sélectionner une réponse. Cela nécessite de mettre en oeuvre une contrainte sur la réponse.
Vous pouvez consulter les chapitre suivants du guide utilisateur pour en apprendre plus :
Il est possible de rouvrir un sondage qui a été fermé moins d'un an après sa création et pour lequel aucune réponse finale n'a été choisie par le propriétaire.
Pour rouvrir un sondage, vous pouvez suivre la procédure Rouvrir un sondage du guide utilisateur.
Il est possible de partager ou déléguer la gestion d'un sondage en rajoutant des propriétaires.
Les propriétaires sont les personnes qui possèdent les droits de modification et de gestion d'un sondage.
Il est possible de définir plusieurs propriétaires dès la création d'un sondage et d'en rajouter ou d'en supprimer en modifiant le sondage (voir le chapitre Définir les propriétaires du guide utilisateur).
Les propriétaires doivent impérativement appartenir à la communauté ESR (Enseignement Supérieur / Recherche) afin de pouvoir accéder aux fonctionnalités de gestion des sondages.
Evento ne sait pas générer de QR code à l'heure actuelle. Si vous le souhaitez, l'académie de Versailles a mis en ligne un outil de génération de QR codes gratuit.
Un sondage clos est un sondage auquel il n'est plus possible de répondre car sa date limite de réponse est dépassée.
Si vous êtes le propriétaire du sondage, vous avez la possibilité de prolonger le délai de réponse en suivant cette procédure : Rouvrir un sondage
Il n'est pas possible de modifier un sondage clos.
Le nombre souvent important de propositions de réponse ne permet pas d'obtenir un résultat visuel satisfaisant en terme d'impression.
C'est pourquoi Evento ne propose pas de fonction d'impression intégrée.
Si vous souhaitez tout de même imprimer un sondage, vous pouvez utiliser la fonction d'impression de votre navigateur. Nous ne garantissons pas la qualité de présentation et de mise en page des impressions.
Si un de vos sondages a disparu, vous pouvez être dans l'un des cas suivants :
Cela peut se produire si votre établissement a réalisé un changement d’identifiant vous concernant au sein de la fédération d’identité éducation recherche ou si vous avez changé d’adresse mail.
Renseignez-vous auprès de la direction des systèmes d'information de votre établissement qui pourra vous aider ou nous transmettre une information de changement d'identifiant vous concernant.
Vous pouvez également contacter le support RENATER en précisant votre adresse mail (nouvelle et ancienne si vous en avez changé), ainsi que votre établissement.
Veuillez noter que si le problème provient de votre établissement, le support RENATER ne sera pas en mesure de vous aider.
Vous avez la possibilité de rouvrir votre sondage pour permettre aux participants n'ayant pas encore répondu de pouvoir le faire (voir le chapitre Rouvrir un sondage du guide utilisateur).
Un sondage peut avoir été clos manuellement par son propriétaire, ou automatiquement si son propriétaire a défini les réponses finales du sondage ou si la date de clôture du sondage est dépassée.
Veuillez noter que la réouverture d'un sondage n'est pas possible si votre sondage a été créé il y a plus d'un an ou si vous avez déjà sélectionné une réponse finale.
Un sondage est supprimé soit manuellement par son propriétaire, soit automatiquement 6 mois après sa date de clôture.
Lorsqu'un sondage est supprimé, il est effacé définitivement de nos bases de données. Il n'est malheureusement plus possible de le récupérer.
Pour récupérer la gestion du sondage d'une tierce personne, vous pouvez :
Pour répondre à un sondage, vous devez renseigner vos choix sur l'écran de réponse accessible via le lien qui vous a été communiqué dans l'invitation à répondre.
Le guide utilisateur explique comment répondre à un sondage.
Vous pouvez répondre à votre propre sondage. Il vous suffit d'accéder au lien de réponse du sondage et de laisser votre réponse.
Si vous avez reçu une invitation à vous inscrire à un rendez-vous ou à une session :
Pour modifier ou annuler/supprimer un rendez-vous ou une inscription, vous devez suivre la procédure suivante :
Pour récupérer la liste des sondages auxquels vous avez déjà répondu :
Vous pouvez répondre “Peut-être” à une question à condition que le propriétaire du sondage ait autorisé cette réponse lors de la création du sondage.
Si le choix “Peut-être” n'est pas présent dans l'interface de réponse, c'est que le propriétaire n'a pas autorisé cette réponse.
Plusieurs mécanismes sont en place pour empêcher une même personne de répondre plusieurs fois à un même sondage.
Ils sont basés sur l'adresse mail du répondant et sont efficaces dans la très grande majorité des cas.
Cependant, si une personne répond avec deux adresses mail différentes, Evento ne sera pas en mesure de faire le rapprochement et de comprendre qu'il s'agit d'une seule et même personne.
Si vous avez autorisé la possibilité de répondre anonymement, les utilisateurs peuvent répondre sans laisser d'adresse mail. Evento ne pourra pas vérifier qu'une personne ayant répond anonymement a répondu plusieurs fois au même sondage.
Vous ne pouvez répondre à la place d'un invité que si le sondage est ouvert à tous (non authentifié). En allant sur la page de réponse du sondage, saisissez le nom et l'adresse mail de la personne. Celle-ci recevra un email lui donner l'accès aux réponses que vous avez saisies, et pourra les modifier si besoin.
Si le sondage n'est pas ouvert à tous, vous ne pourrez pas répondre pour la personne car il faudra s'identifier pour compléter le sondage.
Si vous avez déjà répondu à un sondage et que vous avez perdu le liens vers vos réponses, vous pouvez les retrouver en utilisant la procédure suivante :
Des utilisateurs nous ont remonté un problème d’affichage qui empêche l’utilisation d’Evento (notamment au niveau de la page de réponse qui n’affiche pas les choix du sondage).
A notre connaissance, les utilisateurs concernés utilisent l’anti-virus Kaspersky.
Si vous êtes dans ce cas, vous pouvez tester les méthodes de résolution suivantes :
Nous sommes actuellement en cours d’étude des causes et résolutions de ce problème.
Dans tous les cas, si vous rencontrez ce problème dans une configuration différente de celle-ci (Kaspersky), merci de nous prévenir en contactant le support RENATER.
Si l'accès à la page de réponse d'un sondage vous est refusé, c'est que le propriétaire a imposé que les répondants soient authentifiés.
Dans ce cas, veuillez vous connecter (Voir le chapitre Se connecter à Evento du guide utilisateur), puis réessayer d'accéder à la page de réponse.
NB : Seules les personnes de la communauté ESR (Enseignement Supérieur / Recherche) dont l'établissement a activé le service Evento peuvent se connecter au service.
Si vous n'avez toujours pas le droit d'accéder à la page de réponse, c'est que le propriétaire a imposé que les répondants soient dans la liste des invités qu'il a rempli lors de la création du sondage.
Dans ce cas, rapprochez-vous du propriétaire et demandez-lui de vérifier que vous êtes bien dans la liste des invités et que votre adresse mail a été correctement orthographiée.
Si vous ne pouvez pas sélectionner une réponse, vous êtes dans l'un des cas suivants :
est affichée sous la proposition de réponse à la place des réponses habituelles (oui, non, peut-être).
Voir Limite de participants.
Vous pouvez vous rapprocher du propriétaire du sondage pour voir s'il peut augmenter le nombre de places à son événement.
La réponse “Peut-être” est autorisée ou interdite par le propriétaire du sondage pour chaque question du sondage.
Ainsi, certaines questions peuvent avoir cette possibilité de réponse et d'autres non.
En tant que propriétaire, vous ne pouvez pas modifier ou supprimer la réponse d'un participant à votre sondage. Cette restriction est prise pour garantir l'intégrité des données qui sont collectées par le service.
Si un participant vous demande de modifier ou de supprimer sa réponse, vous pouvez lui renvoyer un lien par mail qui lui permettra de modifier ou supprimer sa réponse (Voir Renvoyer le lien de modification de réponse à un participant.
Si d'aventure le participant n'est plus joignable ou ne peut plus accéder à ses sondages pour diverses raisons, vous avez en tant que propriétaire du sondage, la possibilité d'exclure sa réponse des résultats du sondage lors du choix des réponses finales (Voir le chapitre Affiner les résultats d'un sondage du guide utilisateur).
Pour des raisons de protection de la vie privée et des données à caractère personnel, seul le propriétaire d'un sondage peut récupérer la liste des adresses mail des participants au sondage.
Si vous êtes propriétaire du sondage, la procédure de récupération est détaillée dans le guide utilisateur au chapitre Récupérer les adresses mail des participants.
Les utilisateurs qui n'ont pas répondu ne sont pas relancés automatiquement.
Vous pouvez néanmoins renvoyer manuellement toutes les invitations en utilisant l'icône enveloppe du sondage dans l'écran de gestion de vos sondages.
Il est possible de configurer un sondage pour la prise de rendez-vous (Voir Organiser des inscriptions ou des prises de rendez-vous), mais Evento ne permet pas aujourd'hui de gérer la “confirmation” de prise de rendez-vous à la façon d'applications dédiées à ce type de fonctionnalité.
Si vous utilisez Evento pour trouver une date commune, vous pouvez valider le créneau retenu à partir de l'écran de réponses (Voir Définir les réponses finales d'un sondage).
Si vous utilisez Evento pour caler un rendez-vous avec chaque participant, Evento ne permet pas aujourd'hui de gérer la “confirmation” de prise de rendez-vous à la façon d'applications dédiées à ce type de fonctionnalité.
Pour importer correctement le fichier CSV des résultats d'un sondage Evento, vous pouvez utiliser cette procédure depuis EXCEL :
Dans un export CSV des résultats d'un sondage, les réponses “Oui” sont signalées par la valeur 1 et les réponses “Non” et “Peut-être” par la valeur 0.
Bien que la méthode existe pour donner une valeur spécifique aux réponses “Peut-être”, elle n'est pas encore implémentée dans le service Evento.
Vous pouvez cependant modifier manuellement l'URL de récupération du fichier d'export CSV pour donner la valeur que vous souhaitez à la réponse “Peut-être” dans votre fichier CSV.
Pour cela :
https://evento.renater.fr/rest.php/survey/xoqb04pw/results?format=download:csv&tz=Europe%2FParis
Dans l'exemple donné, 'xoqb04pw' est l'identifiant du sondage. Il s'agit d'un exemple. Ne copiez pas le lien ci-dessus (ou remplacez l'identifiant par celui de votre sondage) !
En tant que propriétaire, vous ne pouvez pas modifier ou supprimer la réponse d'un participant à votre sondage. Cette restriction est prise pour garantir l'intégrité des données qui sont collectées par le service.
Si un participant vous demande de modifier ou de supprimer sa réponse, vous pouvez lui renvoyer un lien par mail qui lui permettra de modifier ou supprimer sa réponse (Voir Renvoyer le lien de modification de réponse à un participant.
Si d'aventure le participant n'est plus joignable ou ne peut plus accéder à ses sondages pour diverses raisons, vous avez en tant que propriétaire du sondage, la possibilité d'exclure sa réponse des résultats du sondage lors du choix des réponses finales (Voir le chapitre Affiner les résultats d'un sondage du guide utilisateur).
Vous pouvez voir vos indisponibilités lorsque vous répondez à un sondage, sous condition de répondre en étant connecté (ce qui implique que vous devez être membre de la communauté ESR).
Evento permet d'importer des calendriers afin que vous puissiez être notifié d'un conflit avec un autre événement lorsque vous devez répondre à un sondage, ou lorsque vous devez faire des propositions de réponse lors de la création de sondage.
L'importation d'un calendrier est expliquée dans le guide utilisateur au chapitre Importer des calendriers dans Evento.
L'utilisation des calendriers est expliquée dans le guide utilisateur aux chapitres Créer des questions/Visualiser les conflits d'agenda et Répondre aux questions/Visualiser les conflits d'agenda.
L'importation d'un calendrier est expliquée dans le guide utilisateur au chapitre Importer des calendriers dans Evento.
Vous devez être en possession du lien iCalendar (ics) ou Free/Busy (ifb) vers votre calendrier pour pouvoir l'ajouter/importer dans Evento.
Pour récupérer le lien de votre calendrier dans PARTAGE :
Pour récupérer le lien de votre calendrier dans Google Agenda :
Suivre la manipulation “Consulter son agenda (lecture seule)” sur la page de documentation Google
Pour récupérer le lien de votre calendrier dans Outlook :
Suivre la manipulation “Publier votre calendrier” sur la page de documentation Outlook
Vous pouvez visualiser dans votre application d'agenda les créneaux que vous avez retenus en répondant à un sondage, sous condition d'y avoir répondu en étant connecté (ce qui implique que vous devez être membre de la communauté ESR).
Pour chaque utilisateur, Evento génère un calendrier comprenant :
Il est possible d'ajouter/importer ce calendrier dans votre application d'agenda.
Pour cela, vous aurez besoin du lien iCalendar du votre calendrier “Evento” (Voir Récupérer le lien d'export du calendrier des Eventos en cours dans le guide utilisateur).
Vous devez préalablement récupérer l'URL de votre calendrier “Evento” (Voir Récupérer le lien d'export du calendrier des Eventos en cours dans le guide utilisateur).
Pour ajouter votre calendrier dans PARTAGE :
Pour ajouter votre calendrier dans Google Agenda :
Suivre la manipulation “Ajouter à l'aide d'un lien” sur la page de documentation Google
Pour ajouter votre calendrier dans Outlook :
Suivre la manipulation “S’abonner à un agenda Google” sur la page de documentation Outlook
En remplaçant l'URL Google par votre URL de calendrier.
Pour ajouter votre calendrier dans BlueMind:
Suivre la manipulation “Ajouter un calendrier externe” sur la page de documentation BlueMind
Les formats ics (iCalendar) et ifb (Free/Busy) sont des formats décrivant les événements d'un agenda.
Ces deux formats ne présentent pas le même niveau de détail :
Seule l'URL de votre calendrier est conservée.
Les calendriers ajoutés sont téléchargés et analysés seulement lorsque vous souhaitez afficher les conflits lors de la réponse à un sondage ou lors de la création d'un sondage.
Le contenu des calendriers n'est pas conservé. Vous pouvez à tout moment supprimer l'URL de votre calendrier.
Si vous avez bien ajouté un calendrier dans le profil de votre compte sur Evento et que vous ne voyez pas les indisponibilités dans la page de création d'une question de type “DATE” ou “PERIODE” ou dans la page de réponse à un sondage comportant une question avec des dates, vous pouvez vérifier les points suivants :
Si vous avez vérifié tous ces points et que votre calendrier ne s'ajoute toujours pas, vous pouvez contacter le support RENATER qui vous analysera le problème.
Si l'ajout de votre calendrier échoue, vous êtes dans l'un des cas suivants :
Si vous avez vérifié tous ces points et que votre calendrier ne s'ajoute toujours pas, vous pouvez contacter le support RENATER qui vous analysera le problème.
Le calendrier Evento exporté contient la liste des propositions de date des sondages que vous avez créés, ainsi que celles que vous avez acceptées dans les sondages auxquels vous avez répondus, tant qu'une réponse finale n'a pas été retenue.
Dès lors que le propriétaire a sélectionné une réponse finale (c'est à dire qu'il a choisi une date finale parmi l'ensemble des propositions, après que tout le monde a répondu), les propositions et les réponses de ce sondage ne sont plus visibles dans le calendrier Evento exporté, et une invitation au format ics (iCalendar) est envoyée à tous les participants, ce qui leur permet d'ajouter le créneau retenu dans leur agenda.
Ce comportement permet d'éviter les doubles occurrences d'un même événement dans les agendas (via le calendrier Evento et via l'invitation reçue).
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